Prowadzenie własnego biznesu w dzisiejszych czasach oferuje wiele możliwości rozwoju, nawet dla najmniejszych firm. Postęp technologiczny ułatwia dotarcie do klientów z różnych miejsc na świecie, lecz nie zwalnia z konieczności zachowania ostrożności. Oszustwa finansowe coraz częściej mają miejsce w Internecie, który ułatwia zachowanie anonimowości i pozornej bezkarności.
Jeśli prowadzisz samodzielnie swoją działalność, nie jesteś jednak na kompletnie straconej pozycji! W dzisiejszym artykule przedstawiamy najbardziej kluczowe elementy, na które należy zwracać uwagę przy codziennej działalności, tak aby zadbać o bezpieczeństwo swoich finansów.
Dlaczego małe firmy coraz częściej są ofiarami oszustw finansowych?
MŚP i jednoosobowe działalności przez swoje ograniczone zasoby mają niestety mniejsze możliwości ochrony, dlatego od dawna znalazły się na celowniku oszustów. Wykorzystują oni fakt, że takich przedsiębiorstw najczęściej nie stać na zakup dodatkowych systemów bezpieczeństwa lub zatrudnienie specjalistów odpowiedzialnych stricte za ochronę danych. W związku z tym wewnętrzne kontrole przeprowadzane są rzadko, a procesy weryfikacyjne bywają upraszczane. Nie pomaga również mniejsza świadomość – właściciele i ich personel przeważnie muszą poświęcić swoją energię na najbardziej naglące zadania, więc nie mogą być na bieżąco z najnowszymi metodami stosowanymi przez cyberprzestępców.
Czemu służy Biała Lista?
Biała Lista to darmowe narzędzie, które pozwala wszystkim firmom weryfikować swoich potencjalnych partnerów biznesowych w zakresie ich wywiązywania się z płatności podatku VAT. Oprócz tego umożliwia sprawdzenie czy kontrahent w ogóle widnieje na liście podatników, czy może został z niej wykreślony lub na nowo przywrócony. W spisie można znaleźć także najważniejsze informacje, takie jak numery kont bankowych, NIP, REGON, KRUS oraz wykaz osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa. Dostępne dane nie dość, że są aktualizowane codziennie, to na dodatek sięgają do 5 lat wstecz. Korzystając z tej listy będziesz mieć pewność jawności rozliczeń i zminimalizujesz ryzyko popełniania błędów przy przeprowadzaniu transakcji.
Sprawdź kontrahentów w rejestrach
Kolejnym sposobem na uniknięcie współpracy z niewiarygodnymi organizacjami jest skontrolowanie ich obecności w rejestrach. Dzięki takim bazom danych jak CEIDG i KRS jesteśmy w stanie dowiedzieć się czy dana firma rzeczywiście istnieje oraz funkcjonuje. Z kolei ERIF lub KRD pomagają nam sprawdzić wypłacalność przedsiębiorstwa, czy jego właściciel opóźnia się w płatnościach, a także ewentualnie jakiego typu ma zobowiązania. Monitoring ten chroni więc przed utratą środków na skutek skorzystania z usług zadłużonego kontrahenta, a z drugiej strony daje nam dostęp do raportów dotyczących aktualnej sytuacji naszego wcześniejszego partnera biznesowego.
Zwracaj uwagę na szczegóły przy wystawianiu faktur
Fakturowanie to kluczowy proces w zarządzaniu finansami firmy, dlatego nie powinniśmy robić go bezwiednie, gdyż wtedy możemy sami uśpić naszą czujność. Pamiętaj o tym, by za każdym razem sprawdzać dane klienta, żeby mieć pewność, że zgadzają się z informacjami podanymi na wcześniejszych umowach i transakcjach. Weź pod uwagę przede wszystkim numer konta bankowego – oszuści mogą próbować przekonać Cię, że nastąpiła jego nagła zmiana. W takim przypadku rekomendujemy bezpośrednie skontaktowanie się z partnerem, najlepiej przez telefon, aby zweryfikować czy faktycznie miało to miejsce. Ponadto uważaj na wystawianie fałszywych faktur za usługi i produkty, które nie zostały zamówione.
Unikanie oszustw finansowych to wyzwanie, któremu każdy mały przedsiębiorca może stawić czoła dzięki proaktywnemu podejściu. Stosując się do naszych wskazówek, możesz znacznie skuteczniej zadbać o swoje interesy. Jeśli jednak chcesz poznać więcej praktycznych strategii, skontaktuj się z naszym biurem już dziś.